EXTERNALISATION de la PAIE - REDUCTION DES COUTS mais pas seulement !

L’externalisation du service PAIE est aujourd’hui au cœur de la problématique des entreprises.
En effet, en cette période de crise où la réduction des coûts devient un enjeu majeur de productivité, la question de l’externalisation des services support et plus particulièrement celle du service Paie, doit être posée. Facilement externalisable, car non-producteur direct de valeur, le service Paie peut être confié à un partenaire externe, permettant une meilleure maîtrise des coûts et une plus grande flexibilité.

Mais l’externalisation n’a pas pour seule vocation une réduction des coûts directs.

L’externalisation de la paie peut également être une opportunité pour l’entreprise de repenser son process de paie, et ainsi permettre une optimisation des circuits d’informations RH. Même si la production des bulletins est externalisée, l’entreprise continue d’avoir un rôle central dans le circuit d’information : en interne, avec la remontée des éléments variables, et en externe, avec la transmission des données de paies à son prestataire. D’où le rôle fondamental pour le succès de l’externalisation paie de la personne dans l’entreprise qui assure l’interface avec le prestataire.

La mise en place de l’externalisation paie est donc une phase particulièrement importante, qui doit être préparée et non réalisée dans l’urgence, si l’on souhaite que l’externalisation soit un succès. C’est le moment pour le client de mettre à plat son process, ses règles de paie et son plan de paie, afin que le prestataire en face l’analyse et l’intégration.

Par la suite, le suivi du dossier est primordial, tant du côté de l’entreprise que du côté du prestataire. Il s’agit d’établir une relation de partenariat, pour une délégation externe optimisée, avec des contacts réguliers entre le client et le prestataire, selon un planning de production établi en amont, clair et précis, afin d’être respecté.

Pour être efficace et rentable, l’externalisation de la paie implique donc de l’organisation et de la rigueur, tant du côté du prestataire que du côté du client. Mais, au-delà des aspects techniques, la communication et l’échange entre l’entreprise et son prestataire sont essentiels pour la réussite de l’externalisation. Le prestataire doit devenir un partenaire de service privilégié.

Une fois les règles de fonctionnement fixées, le prestataire aura pour mission d’apporter au client :

• - une production des paies et déclarations sociales justes
• - les conseils des spécialistes paie/RH
• - sa réactivité
• - son pragmatisme.

Compte tenu de cela, l’externalisation de la paie est aujourd’hui un atout pour l’entreprise si elle est acceptée en interne, bien préparée et suivie.

En conclusion, il s’agit en réalité de mettre en place un process maitrisé de production des paies, tout en disposant d’un service souple et sécurisé, avec une communication forte entre l’entreprise et son partenaire.